マニュアル管理ツールは不要？Google Driveでマニュアルを共同編集できるツール「M-Baton（エムバトン）」

Googleドライブを使ったマニュアル管理には、M-Baton（エムバトン）の「チーム連携機能」を使うのがおすすめです。

専用のマニュアル管理ツールを新たに契約しなくても、いま社内で使っているGoogleドライブの共有フォルダを、そのままマニュアルの保管庫として活用できるからです。追加のサーバーやSaaSを増やさずに、Driveの権限設定のままチーム全員でマニュアルを共有・共同編集・更新できます。

一方で、現場では「前任者のPCローカルにしか手順書がない」「退職直前まで忙しくて、マニュアルを書く時間がない」「せっかく作ったのに、すぐ古くなって誰も見なくなる」といった悩みが繰り返し起こります。ツールだけ増やしても、作成や更新の負担が減らなければ、マニュアルは形骸化してしまいます。

そこで本記事では、まず引き継ぎマニュアルが形骸化しやすい3つの原因を整理し、そのうえで「M-Baton × Googleドライブ」を組み合わせて、マニュアルをチームで共有・共同編集する具体的な手順と運用のコツを解説します。

1. マニュアル管理ツールを増やす前に。引き継ぎマニュアルが形骸化する3つの原因

引き継ぎ手順書の整備がうまくいかない原因は、主に次の3点です。

1-1. マニュアルが「個人のPC内」に孤立している

WordやExcel、スクリーンショット画像が作成者のデスクトップや個人フォルダに残ったままだと、退職・異動後に「あの業務の手順書がどこにあるのか誰も分からない」状態になります。

1-2. 作成に時間が割けず、口頭説明やメモで終わる

退職・異動が決まってから最終出社日までは限られています。通常業務と並行してマニュアルをゼロから書くのは負担が大きく、口頭説明や簡単な箇条書きで終わりがちです。後任者が実務で迷う原因になります。

1-3. 画面の仕様変更や例外処理が更新されず放置される

クラウドツールのUI更新や社内ルールの改定があっても、誰も更新しないまま数ヶ月で使えない資料になってしまいます。

ここで、「それなら専用のマニュアル管理ツールを導入しよう」と考える方も多いでしょう。ただ、ツールを増やせば、契約費用に加えて、アカウント管理や権限設定の二重管理が発生します。「結局、新しいツールの運用が定着しなかった」という失敗も少なくありません。

ここまで見てきたように、「ツールを増やす」だけでは引き継ぎマニュアルの形骸化は防げません。一方で、すでに多くの現場で使われているGoogleドライブには、マニュアル管理との相性が良い強みもあります。

1-4. Googleドライブでマニュアル管理を行う主なメリット

- リアルタイムの共同編集：Googleドキュメントやスライドを使い、複数人で同時に内容を更新できる。

- 「生きたマニュアル」の実現：修正内容が即時反映されるため、情報の古いマニュアルが残りにくい。

- 強力な検索機能：ドキュメント内の文字も含めて全文検索ができ、必要なマニュアルをすぐに見つけられる。

- 権限管理：共有ドライブ（Google Workspace）を活用すれば、部署ごとの閲覧・編集権限を厳格にコントロールできる。

- 周辺ツールとの連携：Googleサイトをポータル化したり、Googleフォームで現場からのフィードバックを集めたりできる。

こうしたGoogleドライブの強みをそのまま活かしつつ、「作る」手間をM-Batonで自動化するのが、本記事で紹介する運用イメージです。

2. M-Batonなら「今使っているGoogle Drive」がそのままマニュアルの保管庫になる

2-1. 一般的なマニュアルツールとの違い

2-2. 「新しいアカウント管理」が要らない理由

M-Batonアプリ右上の「チーム共有」ボタンから、Google Driveの共有フォルダ（パソコン版Googleドライブ）を指定するだけです。そのフォルダにアクセスできるメンバー全員へマニュアルが共有されます。

フォルダのアクセス権限設定がそのまま使われるので、異動・退職に伴うメンバーの入れ替えも、これまで通りDriveの共有設定を変更するだけで済みます。Google Drive以外にも、OneDriveや社内NASの共有フォルダを保存先に指定できます。詳しい仕様は、M-Batonのチーム共有機能リリース解説も参照してください。

2-3. いつもの業務をするだけで、引き継ぎ手順書が完成する

後任者に引き継ぎたい業務を普段通りに操作するだけで、クリック箇所に赤枠のついた画像付き手順書が自動生成されます。マニュアル作成のための残業をかけず、短期間で網羅的な引き継ぎ資料を用意できます。

2-4. ローカル作成だから、セキュリティも保てる

M-BatonはPCローカル環境で動作します。パスワード入力時の記録の一時停止や、機密情報へのモザイク加工を手元で行ってから出力できます。加工済みのマニュアルだけを、権限管理されたDriveの共有フォルダに置けるため、情報ガバナンスを保ちながらチーム共有できます。

3. Google DriveでM-Batonマニュアルを共有・共同編集する実践手順

M-Batonで実際にチームで運用を開始するための具体的な3つのステップを解説します。

ステップ1：【重要】パソコン版 Google ドライブ（デスクトップアプリ）のインストール

Google DriveとM-Batonの連携には、「パソコン版 Google ドライブ」のインストールが必須です。

パソコン版ドライブのインストールはこちら

• Googleの公式サイトから「パソコン版 Google ドライブ」をダウンロードし、インストールします。

• アプリを起動し、業務で使用しているGoogleアカウントでログインします。

• エクスプローラー（PCのフォルダ画面）を開き、新しく「Google Drive（通常はGドライブ等）」が追加されていることを確認します。

ステップ2：M-Batonでのチーム共有設定（共有フォルダの紐付け）

パソコン版 Google ドライブの準備ができたら、次にM-Baton側でそのフォルダを「チーム共有」の場所として認識させます。

1. M-Batonを起動し、サイドメニューから「設定画面」を開きます。

2. 「チーム共有」タブを選択し、「新しく共有先を設定する」をクリックします。

3. 共有先のラベル（例：「営業部マニュアル」や「全社共有」など、わかりやすい名前）を入力します。

4. パス指定の画面で、先ほどエクスプローラーに追加された「Google Drive」内の、任意の共有フォルダを選択して設定を完了します。

▼動画で手順を確認するにはこちら

M-Batonを使えばこの様な動画手順書を簡単に作成することが可能です！

ステップ3：マニュアルをチーム共有フォルダに保存・共有する

すでに個人のPC（ローカル環境）で作成・編集中のマニュアルをチームへ共有する手順は、非常にシンプルです。

1. M-Batonで、共有したいマニュアルの編集画面を開きます。

2. 画面右上にある「チーム共有」ボタンをクリックします。

3. 保存先の選択ダイアログ（エクスプローラー）が立ち上がるので、Google Drive内の共有フォルダを指定して保存します

これにより、マニュアルタイトルの横にオレンジ色の「共有バッジ」が表示され、チーム共有マニュアルとして一元管理されます。

ステップ3：後任者やチームメンバーが共同編集・更新する

• システムの仕様変更や業務手順の改定があった場合、後任者はM-Batonのサイドメニュー「チームマニュアル」から対象ファイルを開きます。

• M-Batonの「再レコーディング機能」を使い、変更になったステップだけを撮り直して差し替えます。

• 万が一、複数人が同時に同じマニュアルを編集・保存しようとした場合でも、M-Batonの競合回避機能が働き、「上書き保存」「最新版を読み込む」「別名で保存」の3つから安全に選択できるため、作業データが誤って消えるトラブルを防げます。

▼ 詳しくは「チーム共有機能」の概要をご確認ください

4. 引き継ぎマニュアル運用を定着させる3つのルール

Google DriveとM-Batonを組み合わせた運用を形骸化させないために、以下のルールをチーム内で決めておくことをおすすめします。

• 「1業務＝1共有フォルダ」で整理する：業務カテゴリごとにフォルダを分け、M-Batonの共有ファイルや書き出したPDFをセットで保管する。

• 社内ポータルや引き継ぎチェックシートにリンクを貼る：スプレッドシートや社内Wikiに「手順書リンク」を一覧化しておき、後任者が迷わずアクセスできるようにする。

• 退職・異動の1ヶ月前から普段の作業を記録しておく：急な引き継ぎで慌てないよう、月次処理や定期業務が発生したタイミングでM-Batonを起動して操作を記録する習慣をつけておく。

5. まとめ

マニュアルを共有・管理するために、新しいツールやデータベースを契約する必要はありません。M-Batonなら、今使っているGoogle Driveがそのままマニュアルの管理先になります。「作る」はM-Baton、「管理・共有する」は既存のDrive、という分担で、引き継ぎ資料を無理なく残して更新し続けられます。