M-Batonの活用術！生成AIによる業務効率化と社内FAQの事例

生成AIの技術発展に伴い、社内マニュアルの作成や問い合わせ対応の効率化が多くの企業で検討されています。一方で、「せっかくマニュアルを作成しても読まれない」「AIツールに社内の機密情報を読み込ませるのが不安」といった課題を抱えている方も多いでしょう。

そこで重要になるのが、「読み手が自分で探しに行くマニュアル」ではなく、「知りたいことを聞けばすぐ答えてくれる社内FAQ」の仕組みづくりです。

本記事では、PC操作自動記録ツール「M-Baton（エムバトン）」と、生成AI（NotebookLMなど）を掛け合わせた、社内FAQの構築メリットをご紹介します。

これから業務でのAI活用を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

M-Baton × NotebookLMによる「社内AIコンシェルジュ」の構築

WordやExcelにスクリーンショットを手作業で貼り付けて手順書を作成するのは、多くの時間と労力を要する業務です。

「M-Baton（エムバトン）」は、PCを操作するだけでクリックやキーボード入力を自動で記録し、手順書のベースを作成できるローカル完結型のデスクトップアプリです。このM-Baton（エムバトン）で作成したマニュアルをPDFとして出力し、Googleの「NotebookLM」のようなドキュメント読み込み型の生成AIにアップロードすることで、「社内AIコンシェルジュ」を構築できます。

具体的には、以下のような活用が可能です。

• チャット形式での手順検索

• 検索時間の短縮

• 正確な情報を元にした簡潔な回答

「社内からの問い合わせ対応工数を削減したい」「必要な情報を即座に引き出せる仕組みを作りたい」という方におすすめの活用方法です。

M-Baton × NotebookLMの具体的な活用事例

では、この「社内AIコンシェルジュ」は実際の業務でどのように役立つのでしょうか。具体的な活用事例を2つ紹介します。

1. 新入社員のオンボーディング（初期設定や申請業務）

新人が入社するたびに、総務やIT担当者が同じようなツールの設定手順や申請フローを個別に教えるのは大きな手間です。

M-Baton（エムバトン）で作成した「各種ツールの導入手順」や「勤怠入力のルール」などのPDFをまとめてNotebookLMにアップロードしておけば、新入社員は「入社初日に設定すべきツールと手順を教えて」とチャットするだけで済みます。

AIが複数のマニュアルを横断して必要な情報を要約してくれるため、新人の自己解決を促し、教育担当者の負担を大幅に削減できます。

2. 複雑な社内システムのエラー対応・例外処理

数十ページある業務マニュアルの中から、特定の条件でのみ発生するエラーや、レアなケースの対処法を自力で探し出すのは難しく、結局システム担当者に聞いてしまうケースは珍しくありません。

M-Baton（エムバトン）で記録した業務フローの手順書を読み込ませておけば、「〇〇システムでエラーコードE-001が出た場合のリカバリ手順は？」と質問するだけで完結します。

誰かが一度対応したエラーの対処時間を蓄積しておくことで、将来的に同じトラブルに直面した人の作業時間を大きく減らせます。

AIとM-Batonを組み合わせるメリット

便利なクラウド型のマニュアル作成プラットフォームやAIツールは、検索性などに優れる一方で、データを社外のサーバーに保存する必要があります。

当然ながら、NotebookLMのようなサービスを利用する場合も、機密情報の取り扱いやセキュリティ要件はクラウドサービスに依存することになります。

ここで活きるのが、M-Baton（エムバトン）の「ローカル完結型」という性質です。すべてをクラウドに上げるのではなく、「クラウドAIに学習させてもよいマニュアル」と「ローカル（社内）に留めるべきマニュアル」をコントロールできるのが最大の強みです。

1. 機密レベルに応じたマニュアルの「仕分け」と編集

M-Baton（エムバトン）で記録した操作データや画像は、すべてローカルPC内に保存され、外部へ自動送信されることはありません。そのため、以下のような柔軟で安全な運用が可能になります。

機密情報を手元でコントロールした上で、必要なデータのみをクラウドAIに渡すという運用が実現します。

2. 既存インフラへの適応

クラウド完結型の専用プラットフォームを導入すると、新たなフォルダ階層のルールや閲覧権限の設定など、独自の運用ルールを新設するコストが発生します。

しかし、M-Baton（エムバトン）はPDFやPowerPoint、HTMLといった汎用性の高いファイル形式で手元に出力されるため、既存の企業の仕組みを変更する必要がありません。

• すでに運用している「社内NAS」に格納する

• 既存の社内ポータルに貼り付ける

• 機密性が低く検索させたいものはNotebookLMなどのAIツールと連携させる

上記の通り、新たなルール構築のコストをかけることなく、自社のインフラに合わせた柔軟な運用が可能です。

3. マニュアルの「資産性」の確保

作成したデータが特定のベンダー（ツール提供会社）のシステムに依存しない点も大きなメリットです。

万が一、将来的に特定のAIツールやクラウドサービスの利用を停止したとしても、M-Baton（エムバトン）で作成した汎用ファイルは手元のPCに残り続けます。企業固有の「財産」として、永続的に管理・編集が可能です。

【まとめ】M-Batonの活用する上でのポイント

AIを活用した業務効率化を定着させるためには、最初から完璧を目指さないことが重要です。

AIを活用したマニュアル・手順書管理で、「どのように導入すればいいか分からない」「何から始めればいいか分からない」というような場合ははじめの一歩として以下がポイントです。

手順が頻繁に変わる業務ではなく、
「滅多に変更されないが、定常的に発生する作業」を探してマニュアル化する

もちろん、M-Baton（エムバトン）でこまめにマニュアルを作り直し、NotebookLMのデータを常に最新に保つ運用も理想的ですが、導入初期からそれをやろうとすると現場の負担になりかねません。

まずは「すでに社内で手順が十分に固まっているもの」から着手し、少しずつデータを育てていくのが、中小企業が無理なくAI活用を進めるために大切です。